ASAへの参加が決まったら早めに渡航の準備を始めましょう。
海外の学会出張をサポートしてくれる旅行会社もあります。旅行会社に頼めば、飛行機とホテルの手配を代行してもらえますが、ここでは、個人でホテルの予約および飛行機のチケットをとる方法を紹介します。
パスポートの準備
パスポートがなければ、海外に行くことができません。持っていない方はなるべく早めにとっておきましょう。最近では、申請から発行までにかかる日数が1週間程度と短くなっていますが、それでも1ヶ月前、できれば2ヶ月前までに準備しておきましょう。
パスポート申請に用いる写真は自分で撮影したデジカメの写真をプリントアウトしたものでもOKです。ただし、歯が見えているとダメらしいので気をつけてください。また、眼鏡をかけている方は、レンズの反射があると顔認証をパスしないそうなので、眼鏡をはずして撮影されることをおすすめします。
渡航先でパスポートを紛失した場合、パスポートを再発行しなければなりませんが、その際に写真が必要となりますので、余った写真を持って行くようにしましょう。
素敵な笑顔ですが歯が見えているためNGとのこと。歯を見せているとバカにされていると考える国があるそうです。
口を閉じ歯を見せないようにすることで許可されました。
クレジットカードの準備
アメリカはカード社会です。クレジットカードがないと何もできないと言っても過言ではありません。逆に、クレジットカードさえあれば、現金はほとんど必用ありません。実際、私はいつも現地で現金をほとんど使っていません。現金を使ったのはホテルでのチップ程度です。
クレジットカードは、ホテルの支払い、事前登録、ポスターの登録、ESTAの申請にも必要となりますので、もしクレジットカードを持っていない場合は早めに準備しましょう。
- クレジットカードの限度額は増やしておいた方が無難
- クレジットカードの限度額は念のため増やしておきましょう。ホテル代やらレストランなどで使っていると限度額を超えてしまうことがあります。渡航先でも変更はできますが、あらかじめ増やしておいた方がいいでしょう。
また、海外旅行保険のついたゴールドカードも選択肢の一つです。はじめから限度額が高く設定されていますし、カードによっては空港のラウンジを使えるものもありお得です。
ESTAの申請
アメリカ入国に際して、日本国民はビザを必用としません。ただし、ビザ免除プログラムとしてESTAの申請が必用です。
ESTAの申請は、インターネットで簡単にできます。もちろん日本語でできますので心配ありません。それでも自信のない方は旅行業者に代行してもらうことも可能です。（もちろん有料です。）
ESTAの申請はこちら。
ESTAの申請には、14ドルかかります。支払い方法はクレジットカードのみですので、あらかじめ準備しておきましょう。
ESTAの申請が許可されると、申請番号が発行されます。この申請番号は情報を更新する際に必要となりますのでどこかにメモしておきましょう。
ESTAの有効期限は2年です。昨年申請された方は、あらためて申請する必用はありませんが、情報を更新する必用があります。滞在先や、利用する飛行機が決定したら情報を更新しましょう。
- ESTA申請の際に準備しておくもの
- ・パスポート
・クレジットカード
・滞在先（ホテル）の住所
・利用する航空会社および飛行機の便名
飛行機チケットの準備
日本とアメリカを結ぶエアラインはたくさんあります。便利なものを選びましょう。ただ、私の経験上、やはり日本のエアラインを選んだ方が無難だと思います。サービスは日本のエアラインが数段上です。また、海外のエアラインだと飛行機に乗った瞬間から英語を話さなければならないのはかなり苦痛です。数日間海外で過ごした後、日本のエアラインで帰ると、飛行機に乗った瞬間に日本に帰ってきたことを実感できホッとします。
飛行機の予約はインターネットで簡単にできます。また、支払いもクレジットカードでできますのでとても便利です。予約の際に、パスポート番号が必要になりますので準備しておきましょう。
飛行機の予約は早めがお得です。また、目的地が同じ人がたくさんいますから、早めにとらないと満席になってしまうこともありますので注意が必要です。
予約・支払いが完了しても、昔のようにチケットが送られてくることはありません。eチケットを自分でプリントアウトし、それを空港に持って行きチェックインします。はじめに利用した時は、こんなペラッペラの紙で飛行機に乗れるのか心配でしたが、ちゃんと乗れましたので安心してください。
- インターネットで飛行機のチケットをとる際に準備しておくもの
- ・パスポート
・クレジットカード
ホテルの予約
最近では、海外のホテルを予約できるサイトが増えてきました。有名なのは、エクスペディアや楽天トラベルで、どちらも日本語で予約ができます。
しかし、国際会議が集中する時期はホテルの予約も難しくなり、料金も跳ね上がります。また、国際会議の主催者がホテルをおさえていることもよくあります。そこで、ここではASAのサイトからホテルを予約する方法を紹介します。料金も割り引かれているようです。
ほとんどのホテルは直前までキャンセルができますので、これも早めにとっておきましょう。人気のホテルや宿泊料が安いホテルはすぐにうまってしまいます。
ASAのサイトからホテルを予約しないと参加費が100$高くなります。
- ASAのホームページにアクセスする
ANESTHESIOLOGY Annual Meeting をクリックする。
AttendタブからHousing をクリックする。
Book Attendee Hotel をクリックする。
- onPeakのサイトからホテルを予約する
チェックインとチェックアウトの日付を入力し、予約できるホテルを選ぶ。
一部屋を何人で使用するかを選択する。また、2部屋以上を予約（グループ予約）するときは、日付の下の数字を変更する。問題なければ「Next」をクリックする。
金額を確認する。なお、「Guarantee」とは、キャンセル可能期間（通常72時間前）を過ぎて、泊まらなかった場合に請求される金額。通常1拍分の金額が請求される。
個人情報、およびクレジットカード情報を入力する。ホテルに対する要望があれば選択する。同伴者がいる場合、氏名を入力する。ホテル規約に同意した後、「Finish」をクリックする。
予約完了。もう一度予約内容を確認し、この画面をプリントアウトしておく。
- 送られてきたメールを印刷する
送られてきたメールを印刷する。これをホテルで見せてチェックインする。その際にパスポートと予約に使用したクレジットカードの提示を求められる。
荷造りについて
さあ、荷造りです。必用なものをスーツケースや手荷物に詰め込みましょう。
事前登録、飛行機のeチケット、Esta、ホテルの予約確認メールなどをプリントアウトしたものは、クリアファイルに入れておくと便利です。
必要物品チェックリスト
手荷物として持って行くもの
- パスポート
- クレジットカード
- ホテル・飛行機を予約した際に使用したカード
- 有効期限・限度額に注意
- 米ドル
- 現地で両替してもいいが、日本で用意した方がレートがよい。
- クレジットカードがあればほとんど事足りるので数万円分あればOK。
- 20ドル以下の紙幣がよい。50ドルや100ドル紙幣を使うとあからさまにいやな顔をされる。
- 海外旅行保険
- カードに付帯した保険でもOKだが、別途加入した方が安心。
- パスポートに使った写真
- 万が一パスポートを紛失した時、再発行するために必要。
- 折り畳み傘
- スリッパ
- 海外のホテルには、ほとんどおいていない。
- 飛行機の中でも便利。
- 事前登録をプリントアウトしたもの
- 会場で登録を完了するために必要。
- 会場でバーコードを読み込ませると、参加証が印刷されてでてくる。
- 予約したホテルの確認メールをプリントアウトしたもの
- まず必要ないが念のため。
- チェックインの際は名前をつげて、パスポートを見せればチェックインできる。
- 予約の際に使用したクレジットカードの提示を求められることもある。
- 飛行機のチケット（eチケット）
- 飛行機を予約したときにプリントアウトしたもの。
- 使用する航空会社のチェックインカウンターで、パスポートと一緒にみせる。
- デジタルカメラ
- 自分が発表している証拠写真を撮ろう。
- もちろんスマートフォンのカメラでもOK
スーツケースに入れて持って行くもの
- 部屋着
- これも海外のホテルには用意されていないことがほとんど。
- 眼鏡ケース
- 眼鏡が壊れると何も見えなくなる人のみ
- ベッドサイドに置くときに必要。
- 着替え
- タオル
- 充電器
- 海外で使用できるもの。
- アメリカは日本とほぼ同じ電圧。
- 割り箸
- 使い捨てのスプーン・フォーク
- 小分けしたシャンプー・リンス
- 海外のホテルにあるシャンプー・リンスがあわない人用。
- ポスターを保存したUSBメモリー
- 読み原稿をプリントアウトしたもの
- ひげそり（男性のみ）
- 化粧セット（たぶん女性のみ）
- バックパック程度のかばん
- エコバッグ
- 日本と同様、スーパーなどで買い物すると10￠程度の有料ビニール袋が必用か聞かれる。
- ”No, I have bags.” と言うと環境に優しい気になれる。
